Fazer a gestão de uma empresa e não se preocupar em reduzir custos é comprometer a sustentabilidade do negócio. Em uma época de recursos escassos e imprevisibilidade econômica, conter a sangria de gastos é uma atitude imperativa, desejável a qualquer gestor. E essa atenção ao que se gasta e por que se gasta deve abranger todas as áreas da companhia, inclusive telefonia.

De acordo com pesquisa da NSB, cerca de 20% a 30% de todos os gastos de uma empresa são com telecom. No entanto, desse montante pago, até 35% das ligações não têm nenhuma relação com o negócio, ou seja, são pessoais, feitas por funcionários. E de 8% a 40% de tudo que se paga para a operadora são erros nas faturas, que passam despercebidos a quem controla e realiza os pagamentos. Em média, 60% das empresas têm problemas com inventários e até 15% dos celulares parados estão gerando custos.

Esses são motivos suficientes para se adotar uma nova postura e incluir a revisão de telefonia nas metas estabelecidas para 2019. As reduções mensais nas faturas podem ultrapassar os 40%, fazendo sobrar recursos para serem reinvestidos no negócio. Por exemplo, uma empresa do ramo de seguros, cliente da NSB, em um ano, reduziu R$ 1 milhão de custos diretos e mais R$ 2 milhões de custos indiretos após auditorias, contestações, análises com inventário atualizado e otimização de planta de telefonia.

Em geral, as empresas costumam contratar os serviços de telecomunicações tomando como base apenas o valor oferecido. “A empresa se adapta às cobranças extras que vêm nas faturas, devido ao perfil de utilização dos usuários. Enquanto elas mantiverem um padrão de valor, o setor responsável pelos pagamentos não se preocupará em solicitar uma análise detalhada das contas. Isso só ocorrerá em caso de uma grande diferença de valores de um mês para o outro”, observa Jansen Dutra, especialista em Telecom da Opex Consult.

Desinformação aumenta os custos

Um erro muito comum é achar que o setor de tecnologia da informação é especialista em telefonia ou então que o departamento financeiro tenha entendimento do tema para analisar os detalhes de uma fatura de telefonia.

“Quase sempre encontramos as contas sob responsabilidades de funcionários que não entendem os detalhes dos serviços de telecomunicações. Quando perguntamos sobre valores de tarifas para ligações locais e interurbanas, interatividades automática, roaming internacional e nacional, franquias e velocidades de pacote de dados, percebemos que eles têm em mente apenas o valor total da fatura. Quando confrontamos o contrato assinado com a fatura gerada, identificamos erros no processo de contratação que prejudicam e aumentam as despesas com telefonia”, acrescenta Dutra.

Segundo Luiz Andrade, da NSB, os grandes vilões da telefonia, hoje em dia, são gestão precária e manual, por meio de planilhas de Excel, processos indefinidos, pagamento de valores indevidos às operadoras e inventário desatualizado. As alternativas, porém, para deixar de perder dinheiro são as pessoas, os processos e a tecnologia.

“Pontuamos como estritamente necessária a utilização de um software específico de gestão de telecom e a revisão dos contratos e tarifas com as operadoras. Mas vai além disso: as empresas precisam mapear processos; validar todo o inventário, verificando as linhas que estão sendo pagas sem utilização; manter uma gestão ativa, para que os gastos não aumentem; e, se possível, contar com uma consultoria especializada”, orienta Andrade.

As empresas que trabalham com delivery devem redobrar a atenção. “É muito comum encontrarmos linhas que apenas recebem chamadas com planos que falam ilimitado para o Brasil inteiro, inclusive para o exterior, cujo valor para o perfil de utilização poderia ser bem menor. Um aparelho que só recebe ligações não precisa de um plano ilimitado”, destaca Dutra, da Opex Consult.

Há casos ainda de entregadores que recebem celulares com linhas ilimitadas, o que acaba gerando alto custo e, em muitos casos, oportunidades para ligações pessoais, impactando negativamente no tempo de entrega.

A FarmaHall é uma rede de farmácias com um trabalho muito forte em delivery. Depois de reestruturar o sistema dela de telefonia, passou a receber faturas com 74% de redução na telefonia móvel e 61% na fixa.

Distribuidora pagava 40% a mais do previsto

Quem seguiu pelo mesmo caminho foi a distribuidora Emefarma Rio, cujas despesas com telefonia respondiam por, aproximadamente, 2,5% dos custos administrativos e de gestão, desconsiderando insumos e gastos com pessoal. “Recebíamos uma cobrança de valores nas faturas que correspondiam a cerca de mais 40% do valor previsto. Ligações extras, tráfego de internet superior à franquia e serviços adicionais eram cobrados por fora, na mesma fatura”, conta Mariana Matos, analista administrativa na empresa.

As cobranças indevidas eram comuns, a ponto de a empresa pagar um serviço adicional de contestação de fatura. “Importante ressaltar que o uso desse serviço sempre se pagava, já que as cobranças eram frequentes e de grande vulto”, acrescenta Mariana.

Após renegociação com a operadora, a Emefarma migrou para um plano ilimitado e sem excedentes. “Importante notar que entramos na negociação dispostos a sacrificar parte do pacote de serviços se isso trouxesse economia e previsibilidade na fatura, mas nos surpreendemos quando vimos que a concorrência no setor tinha passado a oferecer planos ilimitados por um preço até menor do que o serviço anterior pelo qual pagávamos”, detalha Mariana.

A distribuidora conseguiu obter uma economia total de, aproximadamente, 25% do valor original do contrato. “Dos R$ 100,00 que antes deveríamos pagar, passamos a pagar R$ 75,00 e sem cobranças adicionais, que antes somavam R$ 40,00 a mais. Também abrimos mão do serviço adicional de contestação de contas”, finaliza Mariana.

Seja cuidadoso na hora de contratar

Os especialistas sugerem que as empresas analisem quanto do orçamento poderá ser destinado a cobrir despesas com telefonia, acompanhando se os termos do contrato estão sendo cumpridos e os valores que estão vindo nas faturas. Também é aconselhável fazer contratos curtos, em média, de dois anos, para que possam ser renegociados.

É importante também pesquisar novas ofertas. “Ao saberem que estávamos estudando o mercado, diversas empresas e revendas das operadoras nos procuraram. As revendas de uma mesma operadora competem entre si, e saber escutar com calma nos trouxe bons resultados”, comenta Mariana, da Emefarma.

Uma dica relevante é buscar o aval de gerentes de contas das próprias operadoras depois de ouvir as propostas dos revendedores para não ser lesado.

Devem ser evitados os planos que, a princípio, oferecem aparelhos, pois eles geram fidelidade e, consequentemente, multa nos casos de fim prematuro do contrato. Como a tecnologia e a competição estão maiores, o mercado está aumentando as ofertas e barateando os preços.

Cinco passos para reduzir gastos com telefonia

1º Elaborar um diagnóstico e mapear um perfil atual da utilização dos serviços de telecom, tanto da empresa, como dos funcionários.

2º: Negociar com as operadoras planos que atendam ao novo perfil, sem cobranças de multas contratuais.

3º: Acompanhar diariamente as demandas da empresa, para que todas as solicitações junto às operadoras sejam feitas por especialistas, que utilizarão os termos técnicos corretos para que não haja dúvidas.

4º: Analisar cada fatura gerada pela operadora, contestando valores indevidos que sempre aparecem no detalhamento, mas que não foram solicitados no ato da contratação.

5º: Elaborar relatório mensal de utilização por cada funcionário, setor e até mesmo departamentos, ajudando a manter o perfil traçado no primeiro passo.

Menos imposto na fatura

Muitos empresários não sabem que o Órgão Especial do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro já declarou inconstitucional, por meio de decisão judicial já transitadas em julgado, a cobrança de alíquota de ICMS superior a 18%, incidente sobre todos os serviços de telecomunicações – telefonia fixa, móvel, internet e etc. Em geral, todos os contribuintes, pessoas físicas e jurídicas, estão pagando 32% de alíquota de ICMS, quando deveriam estar pagando apenas 18%, que, acrescidos da taxa adicional de 4% relativa ao Fundo de Combate à Pobreza, chegariam a 22%. Tal ilegalidade, ainda cometida pelo Estado do Rio de Janeiro, impõe ao consumidor contribuinte uma cobrança indevida de 10% a mais sobre o custo final dos serviços de telefonia fixa e móvel, internet, tv a cabo, entre outros.