Contabilidade farmacêutica

Revista da Farmácia – ed. 199:

A função do contador é ser um parceiro do empresário. “Por meio da análise de documentos, ele consegue enxergar o andamento da empresa e pode ajudá-la a alcançar os objetivos traçados pelo proprietário, além de garantir um bom controle interno das finanças”, avalia Dora Ramos, orientadora financeira e especialista em Contabilidade.

Segundo Dora, controlar as finanças de uma empresa é tarefa que requer muita organização e cuidado, e não se resume a registrar entradas e saídas. Alguns processos como escriturações, análises de balanços e demonstrações contábeis são complexos e importantes para equilibrar as contas do empreendimento.

O consultor e especialista em Finanças, Jorge Wilson Alves, define o contador como sendo um profissional liberal que tem a responsabilidade de registrar e relatar, segundo os princípios de contabilidade geralmente aceitos, os eventos que têm impacto econômico sobre o patrimônio da organização, com ou sem fins lucrativos. “Assim, seu papel é o de assessor da administração, contribuindo para que a empresa tome boas decisões em favor dela”, define Alves.

A função do contador, em essência, é escriturar os livros contábeis e elaborar as demonstrações financeiras ou contábeis previstas em lei. Além disso, calcula tributos e cuida das obrigações tributárias acessórias, que são os relatórios exigidos pela Administração Fazendária do Estado (União, estados e municípios). Costuma, também, confeccionar a folha de pagamento, o registro de empregados, os relatórios sociais e do trabalho, os documentos societários e os registros pertinentes aos órgãos competentes, como alvarás, autorizações especiais de funcionamento, etc. Recomenda-se, e o Conselho Federal de Contabilidade vem exigindo, que os serviços estejam previstos em contrato escrito de prestação de serviços.

Para o especialista em Gestão da Avant Fiscal, Giovane Moreira, no passado, o contador era apenas um agente passivo das decisões do empresário. Hoje, dada a complexidade, o conjunto de normas técnicas e as obrigações acessórias, o contador precisa ser visto como um controller para o empresário, ou seja, um profissional indispensável para o sucesso da empresa. “Nenhum profissional generalista tem lugar de destaque no mundo dos negócios atualmente. Ser especialista em um assunto é obrigação para quem deseja destaque na profissão. Isso vale para o empresário e, principalmente, para o contador. Com legislação específica, o varejo farmacêutico exige um profissional de contabilidade focado, absolutamente conhecedor do segmento, tecnicamente eficiente e proativo”, observa Giovane.

 Contabilidade farmacêutica

Tudo fica ainda mais complicado em se tratando de medicamentos. A contabilidade chega a ter uma área específica denominada Contabilidade Farmacêutica. Para prestar serviços nessa área, é preciso que os contadores conheçam a legislação do setor. O comércio de medicamentos, no Brasil, é regulado pela Câmara de Regulação do Mercado de Medicamento (CMED), que define as regras sobre tabelamento e reajustes de preços. Essas regras impõem formas peculiares e específicas para recolher os tributos. Portanto, mesmo que a empresa tenha um excelente contador, o desconhecimento delas acarreta em pagamentos indevidos de alguns impostos.

De acordo com o consultor em Gestão e diretor de Cursos do Instituto Bulla, Cadri Awad, o varejo farmacêutico possui regras de negócio específicas e não contempladas em outros ramos. “Sendo assim, é preciso que o contador, nessa área, se especialize e busque compreender as regras que norteiam o setor, podendo atuar, dessa forma, no sentido de garantir o correto recolhimento dos tributos, mas, acima de tudo, exercer um papel que permita à contabilidade da empresa atuar como verdadeiro suporte ao setor financeiro, administrativo e comercial da farmácia”, enfatiza Cadri.

Infelizmente, segundo ele, parte considerável dos contadores de farmácias demonstra desconhecimento no tocante às resoluções da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e da CMED. “Várias isenções de impostos e formatos diferentes de cálculo são definidos por esse órgão, sobrepondo-se à metodologia fiscal dos estados e, em alguns casos, até mesmo da federação. É aí que podemos apontar a maior parte dos erros contábeis de farmácias e drogarias”, acrescenta o consultor.

Riscos da má assessoria contábil

No caso de farmácias e drogarias, existem regulamentos específicos de autorização de funcionamento que recomendam um conhecimento especializado por parte do contador para que ele possa prestar uma assessoria eficaz. “Obviamente, o atendimento a essas exigências não é responsabilidade direta e exclusiva do contador, mas o conhecimento dele sobre o tema pode fazer muita diferença”, destaca Alves.

Uma má assessoria, além de comprometer a qualidade das decisões da administração, também pode levar a empresa a contrair passivos tributários e trabalhistas. Quando a farmácia é assessorada por profissionais que desconhecem as legislações e os tratamentos tributários específicos do setor farmacêutico, os riscos aumentam.

Um exemplo muito comum é o pagamento em duplicidade de PIS/COFINS dos medicamentos da lista positiva e negativa pela ausência de segregação, já que parte dos medicamentos sofre cobrança monofásica de tais impostos ou está isenta do pagamento. “Todos os medicamentos tarjados são isentos de PIS/COFINS. Vemos inúmeras farmácias e drogarias recolhendo indevidamente esses valores para o Governo Federal”, alerta Cadri.

A Avant Fiscal conduziu o caso de um empresário da Região Norte Fluminense que tinha o cadastro de produtos classificado de forma errada. “O contador não segregava o PIS/COFINS. Por isso, a empresa vinha pagando imposto a mais. Após ter esse cadastro corrigido e fazer a segregação do PIS/COFINS da forma correta, a farmácia obteve uma economia de R$ 33.296,05 de janeiro a abril de 2017”, acrescenta Giovane, da Avant.

Outro exemplo de um serviço contábil incorreto é não recolher os impostos devidos, ou seja, não pagar PIS/COFINS, ICMS, CSLL, IRPJ, na proporção da venda. Dessa forma, o falso benefício imediato, o passivo fiscal, pode custar a própria empresa em um futuro não tão distante.

Outros erros conhecidos são o pagamento em duplicidade de ICMS Substituição Tributária devido a erros de preenchimentos do DANFE pelos fornecedores e a inobservância ao regime de apuração de impostos mais apropriado à empresa, o que representa falta de planejamento tributário.

“O aparelhamento do Fisco permite um monitoramento constante do contribuinte, não ficando mais nada sem ser fiscalizado. A inteligência fiscalizatória está tão aprimorada que é capaz de identificar a evasão fiscal pelo comportamento do contribuinte”, alerta Giovane.

Para o especialista, grande parte dos problemas poderia ser resolvida se o proprietário da farmácia se reunisse com o contador, ao menos, duas vezes no mês, em reuniões quinzenais, para tratar da contabilidade realizada e futura da empresa. Segundo o consultor, essa simples atitude já obrigaria o profissional de contabilidade a buscar critérios de qualidade para a prestação dos serviços.

“O profissional de contabilidade desatualizado traz um prejuízo recorrente à farmácia, haja vista que, ao ser fiscalizado e autuado por uma irregularidade, as penalidades serão impostas sob um passado de até cinco anos, em se tratando de área fiscal, com multas e juros que podem chegar a 140% do passivo encontrado. Portanto, o profissional desqualificado pode causar um prejuízo que pode custar a sobrevivência do negócio”, alerta Moreira.

Como escolher o seu contador

A primeira providência é avaliar quais são os clientes dele, pois essa informação já diz muito sobre o profissional. “É importante saber também quais ferramentas são usadas para realização da elisão fiscal e tributária. Não menos importante é saber se o contador tem por hábito realizar visitas técnicas, de planejamento e consultoria in company, bem como se seu staff comporta a farmácia e o crescimento que ela terá nos próximos anos”, pontua o consultor da Avant.

Porém, imprescindível é verificar a experiência que ele possui em contabilidade farmacêutica, especificamente com medicamentos. “Pergunte a respeito do conhecimento dele sobre as resoluções que norteiam o mercado varejista farmacêutico. Esteja certo de que o contador a ser contratado entende como funciona o procedimento de ICMS ST para farmácias e drogarias, pois existem peculiaridades específicas para o varejo farma”, aconselha Cadri Awad, do Instituto Bulla.

Tenha a certeza de que o contador está alinhado com o setor farmacêutico, pois a maioria diz que tem conhecimento específico sobre a área, mas, na verdade, está pouco inteirada sobre as características desse mercado.

Por último, uma observação importante para que a parceria entre empresários e contadores seja saudável para o negócio: “Da mesma forma que o contador possui funções e obrigações perante a farmácia, o inverso também é verdadeiro, de forma que o gestor deve repassar os dados específicos mensalmente. Não há como cobrar do contador se o gestor não fornece as informações básicas para se realizar um bom trabalho”, finaliza Cadri.

Funções gerais de um contador

– Registro de todas as movimentações: contas a pagar, a receber, fluxo de caixa, empréstimos, investimentos e elaboração dos demonstrativos financeiros mensais e anual.

– Geração do SPED fiscal, que, por enquanto, é obrigatório apenas para farmácias fora do Regime Tributário do Simples Nacional.

– Emissão das guias de impostos a serem pagos.

– Elaboração e fechamento da folha de pagamento, cálculo das horas extras e faltas, bem como rescisões trabalhistas e contratação.

Funções específicas de um contador na área tributária

– Orientar a empresa sobre a existência de direitos previstos em lei no que tange à segregação de impostos como o PIS/COFINS para os medicamentos da lista positiva e negativa (Códigos de Saída do PIS/COFINS 04 ou 07).

– Orientar a empresa sobre a importância de um bom cadastro de produtos com os códigos tributários corretos e apropriados, entre eles: NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), CFOP, ICMS-ST, CSOSN, Códigos de PIS/COFINS na entrada e na saída, etc.

– Observância ao regime tributário que melhor se enquadra para a farmácia.

– Observância da segregação do ICMS pago anteriormente por Substituição Tributária, de forma a não pagar novamente na saída do produto.

Comunicação Ascoferj