A integração de um funcionário, também chamada de ambientação ou processo de onboarding, é um dos primeiros passos para gerar motivação no trabalho de novos colaboradores. Essa prática procura apresentar ao novo profissional todas as particularidades da empresa, incluindo metas, equipes, benefícios e setores. 

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Quando a integração é feita adequadamente, os colaboradores podem se sentir engajados, motivados e com vontade de continuar trabalhando no local. Entretanto, não é difícil ver organizações errando quando o assunto é integrar seus funcionários ao time. 

Segundo dados de um levantamento realizado pela consultoria Talenses Group em parceria com a Fundação Getúlio Vargas (FGV) em 2023, metade dos 556 profissionais entrevistados já percebeu algum problema nos processos de integração da empresa em que trabalham. 

Para evitar erros nessa etapa importante para o sucesso da empresa, as organizações devem ser claras e práticas durante todo o processo. Adotar etapas de boas-vindas aos recém contratados, de criação de documentos informativos, treinamentos e guia de benefícios – para pagamento de refeições, por exemplo – são boas pedidas para ter sucesso durante o onboarding empresarial. 

O que é a integração de um funcionário?

A integração ou onboarding, que em tradução livre significa “embarque”, é um conjunto de processos e ações utilizadas para receber os colaboradores recém-chegados e fazer com que se sintam parte da empresa. 

Essa etapa, geralmente conduzida pelo setor de Recursos Humanos (RH), ocorre quando o funcionário recebe a notícia de contratação. Nesse primeiro contato, o RH disponibiliza as informações necessárias para que ele possa começar a se integrar à equipe, principalmente no que diz respeito às questões mais burocráticas, como envio de documentos e assinaturas de contratos. 

Ao começar o expediente na empresa, o colaborador continua no processo de integração. Dessa vez, ele é apresentado ao time, conhece a rotina da organização, os setores existentes, os nomes e cargos dos colegas de trabalho e ferramentas utilizadas no dia a dia da empresa.  

O principal objetivo da integração de novos colaboradores é ajudar a tirar todas as dúvidas para tornar os primeiros dias de trabalho mais tranquilos. Além disso, durante o processo, os funcionários conseguem se adaptar melhor à nova rotina e executar suas funções da forma desejada pela empresa. 

Como integrar um novo funcionário na empresa 

Os benefícios da integração de novos funcionários é perceptível na maioria das empresas. De acordo com uma pesquisa da revista Finances Online, divulgada em 2023, 77% dos profissionais que passaram pelo onboarding atingiram metas de desempenho ao longo de sua atuação na organização. 

Além disso, o estudo mostrou também que 54% das empresas que realizam processos de integração com colaboradores recém-contratados apresentam resultados satisfatórios e maior engajamento da equipe. 

Entretanto, para que isso ocorra, as empresas precisam aprender a implementar as etapas de integração em suas rotinas. Dados da pesquisa da FGV mostraram que existem profissionais que não consideram o onboarding de suas organizações eficaz. Conforme o estudo, a falta de organização, clareza e objetividade nessas etapas prejudicam a adaptação de novos colaboradores e também a retenção de talentos. 

As etapas que constituem o processo de integração podem variar de empresa para empresa, no entanto, antes de colocá-las em prática é aconselhável analisar se elas encaixam com a rotina da empresa e as perspectivas para a integração de novos colaboradores. 

Comece pelas boas-vindas 

O onboarding começa no momento da contratação, ou seja, é nesse momento que o novo colaborador passa a ter uma visão mais clara de como funciona a empresa. Por esse motivo, é fundamental que o RH adote uma linguagem e um formato de comunicação alinhados com a política e imagem da organização. 

Por exemplo, para empresas que gostam de passar a ideia de serem mais jovens, o uso de GIFs e memes pode ajudar o colaborador a entender que nesse local a linguagem descontraída e moderna é aceita. Além disso, é importante que o colaborador se sinta incluído e a vontade para tirar todas as dúvidas iniciais.

Aposte em documentos informativos

Para conseguir explicar todos os processos, etapas e normas da empresa, os líderes podem adotar o uso de documentos informativos. Essa tática minimiza os índices de dúvidas e abre espaço para novos questionamentos. 

Nesse contexto, é possível usar livros, sites, blogs, folhetos e até mesmo murais com informações como contato de emprego, manual do funcionário, acordos, formulários, agendas e outros. 

Treinamentos também são úteis 

Os treinamentos corporativos são bons aliados para a integração de novos colaboradores. Eles podem ser usados, por exemplo, para mostrar como se usa determinada ferramenta no dia a dia. Para realizá-los, a empresa pode reunir os novos funcionários e ministrar uma aula.

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Algumas empresas adotam os treinamentos e possuem o costume de gravá-los e adicioná-los em pastas de uso da organização. Essa ideia é benéfica para os funcionários que, por algum compromisso, não puderam comparecer ou até mesmo os que tenham dúvidas.