O momento de colocar a casa em ordem é agora e não em janeiro, quando a farmácia já deve estar com todas as engrenagens ajustadas. Adriano Schinetz, consultor e diretor da Gestão Farma Consultoria, listou seis atitudes que são indispensáveis de serem tomadas nos últimos 60 dias do ano.

1 – Olhe para a equipe

Ter uma equipe alinhada com o propósito da empresa é fundamental para alcançar resultados satisfatórios. Para isso, é necessário que ela participe e acompanhe os principais processos e indicadores da empresa e entenda os resultados que precisam ser alcançados. Demonstre que alcançando o melhor desempenho, não só a empresa, todos tendem a ganhar. Tratar a equipe com transparência é fundamental. “Parece uma coisa simples, mas ainda existem empresários que querem estabelecer planejamento de vendas, mas escondem da equipe o quanto a loja precisa vender ou não querem treinar colaboradores com medo que migrem para a concorrência”, observa Schinetz.

2 – Faça ajustes e controle os custos

Tão importante quanto tentar reduzir custos é, primeiro, entender se eles estão sendo contabilizados de forma correta e se estão dentro de um patamar bom ou ruim para o negócio. “É normal encontrarmos farmácias fazendo um tremendo esforço para diminuir os custos, cortando funcionários, reduzindo descontos, sonegando – o que não cabe mais nos dias atuais – sem sequer saber se essas despesas estão dentro de um patamar aceitável”, alerta Schinetz. Segundo ele, muitos empresários confundem custos com resultado de fluxo de caixa e, quando esse fluxo não está bom, aparenta que o negócio não vai bem. “São situações completamente diferentes. Muitas farmácias podem estar com custos baixos, tendo uma margem de contribuição positiva, porém, descapitalizada, o que provoca um déficit no fluxo de caixa”, explica o consultor.

3 – Foque no resultado de caixa

Um dos resultados mais importante para qualquer empresa é o resultado de caixa. Para que feche positivo, é preciso planejar e ter um controle efetivo dos pagamentos e receitas – créditos – que ocorrem durante todo o mês em cada ponto de venda. É preciso estabelecer algumas metas e controles, como o pagamento de fornecedores, por exemplo. “É comum farmácias fecharem com os caixas negativos devido a compras em excesso ou até mesmo com prazo de pagamento curto, incompatível com a realidade da farmácia. Isso só poderá ser alinhado a partir do momento em que se planeja qual o valor máximo – a meta – que a farmácia pode pagar aos fornecedores dentro de cada mês e, juntamente com esse controle, também entender se o valor recebido das vendas está dentro do patamar correto”, detalha Schinetz.

4 – Estabeleça processos

Estabelecer processos de trabalho no varejo passa a ser uma necessidade quando o caminho é obter melhores resultados. Contudo, eles precisam ser estabelecidos e planejados de acordo com a realidade de cada empresa, respeitando uma rotina operacional que já existe. Significa entendê-los e ajustá-los com o intuito de melhorar a eficácia nas operações, reduzir custos e horas de retrabalho que não são produtivas. Contudo, um fator fundamental para que os processos sejam colocados em prática é a transparência na sua criação ou ajustes com a participação de cada funcionário da empresa.

5 – Trabalhe com indicadores preventivos

É um modelo de gestão que está ligado diretamente à prevenção de resultados negativos dos principais indicadores da farmácia. Não é mais correto trabalhar somente com resultados já obtidos, tendo que sempre ajustá-los depois que ocorrem. “É preciso traçar uma gestão em que seja possível estabelecer as ações antes que o problema ocorra, trabalhando de forma preventiva e estabelecendo padrões saudáveis aos principais indicadores. Atualmente, apenas tratar o problema está onerando de forma significativa os pontos de vendas.”

6 – Estabeleça metas

Estabelecer metas para alcançar resultados melhores não é mais opção, é imposição de mercado. E quando se fala em metas, não diz somente respeito às metas de vendas, mas também àquelas que estão relacionados a outras variáveis, como metas de compras, de risco de ruptura, de níveis de estoques, de níveis de descontos para clientes, de pagamentos, entre outras. “É preciso entender que todo resultado que tende a variar de um mês para o outro, que tenha um elevado grau de importância para o negócio, deve ter metas. Caso contrário, existirá uma tendência de melhora e piora ao longo dos meses, chamado de efeito sanfona. Se não há foco em busca no resultado, ele ficará a mercê do que acontece no mercado.”