Muitos varejistas ainda recorrem a métodos manuais para realizar a conciliação financeira das farmácias, mesmo em um ambiente de margens apertadas e alta competitividade. O processo consiste em cruzar os dados das vendas com os valores efetivamente recebidos, considerando taxas, prazos e meios de pagamento.
A conciliação financeira é uma etapa essencial no varejo, pois assegura que os valores pagos pelos clientes sejam devidamente creditados aos estabelecimentos. “Quando realizada de forma manual, porém, torna-se um processo ultrapassado e arriscado, sujeito a perdas financeiras silenciosas, desperdício de tempo das equipes e maior exposição a fraudes”, alerta Bernardo Craveiro, diretor executivo de Farma da Linx, empresa especialista em tecnologia para o varejo que atende cerca de 10 mil PDVs do setor.
Segundo ele, esse desafio é ainda mais complexo no varejo farmacêutico devido ao alto volume de transações diárias e à diversidade de formas de pagamento, incluindo cartões, carteiras digitais, links de pagamento e transações via WhatsApp.
“Sem um controle adequado, o empresário corre o risco de não perceber divergências, cobranças indevidas de taxas ou até mesmo a ausência de pagamentos. O processo manual é demorado e demanda horas preciosas da equipe, que poderia estar focada em operações mais estratégicas, como controle de estoque, planejamento de compras ou aprimoramento do atendimento”, ressalta o executivo.
Tecnologia combate a ineficiência na conciliação financeira
A boa notícia é que a tecnologia já disponibiliza soluções eficazes para transformar a conciliação financeira das farmácias. De acordo com Craveiro, cerca de 80% das farmácias ainda não utilizam ferramentas automatizadas de conciliação. “Muitas sequer sabem que esse tipo de solução existe ou subestimam sua importância”, alerta.
Além do risco financeiro direto, há também um custo humano. “Você tem um colaborador que poderia estar negociando melhor com fornecedores ou ajustando o mix de produtos, mas que dedica horas a uma tarefa que poderia ser feita por um sistema”, afirma.
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A Linx oferece a ferramenta de gestão financeira Equals, que automatiza a conciliação de pagamentos ao comparar os valores registrados nas vendas com os repasses feitos pelas operadoras. Hoje, a solução processa mais de 500 milhões de transações por dia, movimentando aproximadamente R$ 30 bilhões por mês. O sistema é integrado a mais de 180 meios de pagamento.
Fraudes e erros: o risco invisível
Ferramentas de conciliação também auxiliam na prevenção de erros e fraudes. Em farmácias independentes, é comum a realização de vendas por WhatsApp, com entrega via motoboy e maquininhas de cartão. Nesses casos, a falta de controle eficiente pode abrir brechas para lançamentos incorretos, falhas operacionais ou até fraudes internas.
“Muitas vezes, o controle é baseado apenas na sensação de que ‘está tudo certo’. À medida que o negócio cresce, essa abordagem se torna insustentável”, afirma Craveiro. “A automatização permite identificar divergências em tempo real e até contestar cobranças indevidas”, acrescenta.
Conciliação como aliada do crescimento
Além de garantir precisão nos recebíveis, as ferramentas de conciliação automatizada oferecem previsibilidade de caixa, facilitando a tomada de decisões estratégicas, como o momento ideal para antecipar recebíveis ou renegociar taxas com adquirentes. “Com uma visão consolidada, o gestor sabe exatamente quanto vai receber e quando. Isso permite um planejamento mais eficiente, evita adiantamentos desnecessários e reduz custos com juros e tarifas”, explica.
O investimento no Equals tem custo acessível – em torno de R$ 200 por mês –, valor rapidamente compensado pelos ganhos operacionais, pela redução de perdas financeiras e pelo aumento da eficiência na gestão. “O retorno é evidente e torna bastante simples a decisão de aderir à ferramenta”, destaca.
Um dos maiores obstáculos, porém, ainda é a cultura conservadora de parte do varejo, especialmente em negócios familiares. “Muitas vezes, os filhos querem modernizar a operação, mas enfrentam resistência dos pais. Nosso trabalho é mostrar dados, apresentar cases de sucesso e demonstrar que tecnologia não é custo, é investimento”, finaliza o executivo.
Para mais informações sobre o sistema, entre em contato pelo WhatsApp (16) 99334-2529 ou pelo e-mail naiara.kurihara@linx.com.br.
