A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – Lei Federal nº 13.709/2018 está em vigor desde dezembro de 2018, mas foi somente a partir de 1º de agosto deste ano que pôde começar a autuar empresas que descumprem a norma. Assim como outros setores, o magistral se vê diante de um desafio: como adequar as operações à LGPD?

No caso das farmácias de manipulação, que recebem e armazenam informações pessoais de clientes, prescritores, colaboradores, fornecedores e outros parceiros, é preciso revisar alguns procedimentos. A Associação Nacional de Farmacêuticos Magistrais (Anfarmag) deu algumas dicas para adequar o estabelecimento à legislação.

– Tenha uma área de TI parceira e estratégica

A área de Tecnologia e Segurança da Informação é responsável por gerenciar os sistemas e fluxos de dados da farmácia, já que se conecta com todos os departamentos da empresa e terceirizados. Por isso, sua atuação deve ser estratégica para que a adequação à LGPD seja realizada corretamente – mesmo que o serviço seja terceirizado.

– Utilize apenas softwares autorizados

Nos computadores e celulares corporativos, utilize apenas softwares, sistemas, infraestrutura e aplicativos disponibilizados e autorizados pela organização para atuação profissional. Todas as ferramentas devem ser adequadas à LGPD.

– Treinamento da equipe

As mudanças trazidas pela legislação devem ser explicadas didaticamente aos funcionários por meio de treinamentos. Assim, eles saberão lidar com as mudanças nos processos internos e esclarecer dúvidas dos clientes.

– Formas de contato padrão

O balcão, o caixa e os canais de atendimento, como o SAC, são as principais portas de entrada de informações de clientes e dados dos prescritores, por meio de receitas, e, por isso, precisam se adequar à LGPD. O contato passa a ser passivo, enquanto o ativo é indicado aos clientes que fazem uso de medicamentos contínuos ou em situações que exigem algum retorno da farmácia.

Não é mais indicado que o estabelecimento faça o primeiro contato para oferecer produtos ou informar sobre promoções e novidades. Já o pós-venda só deve ser feito caso o cliente autorize previamente.

– Recursos humanos: um dos setores mais delicados

A área de Recursos Humanos (ou Administrativo, a depender da estrutura da farmácia) é responsável por proteger informações de colaboradores e candidatos que participam de processos seletivos. Os profissionais do setor devem garantir a privacidade e o sigilo de todas as informações e dados pessoais.

Em etapas de recrutamento, é preciso atentar-se às buscas e armazenamento de informações como antecedentes criminais e histórico em instituições de crédito por não serem necessárias ao processo seletivo. Os currículos dos candidatos não aprovados só podem permanecer no banco de dados por até 12 meses.

– Atenção ao financeiro

O ponto de maior atenção nesse setor é o acesso à folha de pagamento dos funcionários. Além disso, centraliza atividades de contas a pagar, gestão de tributações e outras atividades. A nova lei não se aplica na relação entre a empresa e outra pessoa jurídica. Mas, para se resguardar, a farmácia deve padronizar políticas e procedimentos de proteção de dados e privacidade.

– Laboratório exige cuidado padrão

Mesmo que o farmacêutico receba um fluxo informacional muito pequeno e não mantenha contato com clientes e prescritores, e que as informações sejam estritamente técnicas por meio de ordens de manipulação, é importante resguardar a integridade durante a impressão dos rótulos.

– Tenha um plano de contingência para gestão de crises

No contexto da LGPD, a crise se instala quando dados de clientes, parceiros ou funcionários são expostos devido à falta ou falha de segurança. Quando isso ocorre, a empresa está sujeita a multas e outras sanções administrativas.

Para antever, evitar ou mitigar possíveis problemas com a LGPD, o ideal é implantar um plano de gestão de crises e um plano de contingência, elaborados por uma equipe multidisciplinar formada por membros das áreas de Administração, TI/Segurança da Informação, Atendimento e Recursos Humanos.

Veja também: Como a LGPD impacta as farmácias?